La transformación digital ha revolucionado diversos sectores, y la logística no es la excepción. Uno de los procesos clave en esta área es la gestión de albaranes, documentos que certifican las entregas durante el reparto.
Tradicionalmente, estos se manejaban en formato papel, pero la adopción del albarán digital está ganando terreno debido a sus múltiples beneficios. Esta transición representa un cambio significativo tanto para distribuidores como para clientes, especialmente cuando se trata de modificar procesos arraigados.
El albarán, ya sea en papel o digital, es un documento crucial durante el reparto. Para los distribuidores, aunque una vez generado puede no ser consultado frecuentemente, es vital saber que está disponible y es fácilmente accesible en caso de necesidad. La digitalización facilita este acceso, permitiendo localizar y revisar albaranes de manera rápida y eficiente.
Agilidad en la resolución de incidencias
La capacidad de reaccionar rápidamente ante imprevistos es fundamental en la logística. Como nos contaba en un webinar Mario, de Cooltiva Foods, más o menos el 10% de sus repartos presentan incidencias relacionadas con el albarán, como solicitudes adicionales o errores en los datos.
La gestión post-entrega consume tiempo, especialmente cuando se trabaja con documentos en papel que pueden extraviarse o no haberse impreso correctamente. Contar con albaranes digitalizados proporciona un registro detallado de todas las transacciones, facilitando la resolución de problemas y mejorando la eficiencia operativa.
Beneficios económicos para PYMEs
La digitalización no es exclusiva de las grandes corporaciones; las pequeñas y medianas empresas también pueden obtener ventajas significativas. Un ejemplo destacado es el de una Cooltiva Foods que, sin manejar un volumen elevado de pedidos, ha logrado un ahorro anual de aproximadamente 4.000 euros gracias a la implementación de albaranes digitales.
Este ahorro se debe a la reducción de costos asociados con el papel, impresión y almacenamiento físico, así como a la disminución de errores y el tiempo dedicado a la gestión manual de documentos. En el sector se estima que cada 10.000 impresiones que una empresa deja de hacer, se ahorra aproximadamente 1.500 euros.
Preparación para el futuro y sostenibilidad
La tendencia global apunta hacia la eliminación del papel en los procesos empresariales. En muchos sectores, el uso de copias físicas y tickets ha sido reemplazado por soluciones digitales más eficientes y ecológicas. La distribución no debe quedarse atrás; adoptar albaranes digitales no solo mejora la eficiencia, sino que también contribuye a la sostenibilidad ambiental al reducir el consumo de papel.
Como nos contaba Mario, «el papel está en sus últimos años de vida», enfatizando la necesidad de adaptarse a las nuevas tecnologías para estar mejor preparados de cara al futuro.
Ventajas adicionales de la digitalización de albaranes
Además de los beneficios mencionados, la digitalización de albaranes ofrece otras ventajas:
- Eficiencia operativa: La automatización de procesos reduce la carga administrativa y minimiza errores humanos, permitiendo a los empleados enfocarse en tareas más estratégicas.
- Acceso en tiempo real: Los albaranes digitales pueden ser consultados en cualquier momento y desde cualquier lugar, facilitando la toma de decisiones informadas y oportunas.
- Integración con otros sistemas: Los albaranes digitales pueden integrarse fácilmente con sistemas de gestión empresarial (ERP), mejorando la coherencia y flujo de información en toda la organización.
- Mejora en la relación con el cliente: Ofrecer a los clientes acceso a sus albaranes digitales mejora la transparencia y confianza, fortaleciendo la relación comercial.
Conclusión
La digitalización de albaranes representa una evolución natural en el sector logístico, aportando beneficios tangibles tanto para distribuidores como para clientes.
Aunque la transición desde procesos tradicionales puede presentar desafíos, la inversión en tecnología y adaptación de procesos se traduce en mejoras operativas, ahorros económicos y una mayor sostenibilidad. Si quieres ver el webinar completo, haz clic aquí.
