Implementar la digitalización de albaranes en una empresa de logística es un proceso que mejora significativamente la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente. Sobre todo porque permite unificar u homogeneizar procesos entre la distribuidora y sus clientes. Y también porque permite a los equipos de la empresa tener siempre la misma información.
Si durante el reparto un pedido se modifica, con las herramientas necesarias para digitalizar este proceso las diferentes áreas no se verán tan afectadas. Sin digitalizar este proceso, este tipo de incidencias durante el reparto afectan a toda la cadena de trabajo. Administración tiene que estar al tanto, recibir en papel la información correcta, etc.
¿Qué debo hacer para digitalizar mi albarán?
Estos son los pasos o áreas que es bueno revisar para llevar a cabo esta transformación. Como es lógico, antes de digitalizar el albarán hay herramientas que son importantes en tu día a día.
Evaluación de necesidades y objetivos
Comienza analizando los procesos actuales de gestión de albaranes para identificar áreas de mejora. Establece objetivos claros, como reducir errores, agilizar entregas o mejorar la trazabilidad de las mercancías. ¿Para qué quieres en concreto digitalizar este proceso?
Tecnología adecuada
Investiga y elige una solución tecnológica que se adapte a las necesidades de tu empresa. Esto puede incluir sistemas de gestión de almacenes (SGA) o un software especializado en la última milla que ofrezca funcionalidades de albarán digital como Logístiko.
Integración con sistemas
Asegúrate de que la nueva solución se integre sin problemas con los sistemas actuales de la empresa, como el ERP o el sistema de gestión de transporte (TMS), para garantizar un flujo de información coherente y actualizado.
Formación y capacidades del personal
Forma a los empleados en el uso del nuevo sistema digital. Compromételes con el proceso para que interioricen lo importante que es. Es crucial que todos los involucrados comprendan cómo utilizar la tecnología para maximizar sus beneficios y minimizar resistencias al cambio.
Implementación o pruebas piloto
Antes de una adopción completa, realiza una prueba piloto en una sección o ruta específica. Esto permitirá identificar posibles problemas y realizar ajustes necesarios sin afectar toda la operación.
Monitorización y optimización
Una vez implementado, controla el desempeño del sistema y recopila feedback de los usuarios y de tus clientes. Utiliza esta información para realizar mejoras continuas y asegurarte de que el sistema siga cumpliendo con los objetivos establecidos.
La digitalización de los albaranes no solo optimiza la entrega de mercancías al reducir errores y agilizar procesos, sino que también mejora la satisfacción del cliente mediante el seguimiento en tiempo real y pruebas de entrega.
¿Cómo puedes digitalizar el albarán con Logístiko?
Para nosotros lo más importante es tener claro, en primer lugar, los datos clave. Estos datos no son solo los datos identificativos de empresa (dirección, localización geográfica, códigos identificativos, etc.) sino los que te van a permitir detallar las líneas de cada producto. Por ejemplo:
- Código de producto.
- Descripción.
- Formato de las unidades (unidades, cajas, kilos, etc.).
- Precio.
- IVA.
- Descuento.
- Forma de pago, etc.
Teniendo claras estas variables, que puedes importar a través de un Excel sencillo, la herramienta te permite personalizar el tipo de albarán que quieres tener. Desde qué datos identificativos quieres mostrar (conductor o comercial, ruta, etc.) hasta los detalles del propio pedido que está repartiendo.
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