El implementar una herramienta digital, comúnmente llamada SaaS (Software as a Service), siempre es un momento de tensión dentro de una organización. En este post veremos algunos de los principales errores que se comenten en las pymes a la hora de implementar una solución digital para gestionar sus procesos.
¿Qué pasa cuando decidimos implementar un SaaS?
Para la persona que decide la compra, es importante que las mejoras lleguen rápido y sean cuantificables para poder justificar la inversión ante sus jefes, inversores o ante sí mismo.
Esto no siempre se consigue de una forma ágil, por la propia reticencia de los trabajadores que van a utilizar dicho software. Nos pasa a todos, cuando estás acostumbrado a trabajar con una herramienta, cambiarla cuesta y da cierta pereza.
Por otro lado, la persona que va a operar con dicho software tiene que aprender a utilizarlo. Y aquí, nos encontramos una de las primeras fricciones.
Pocas veces se planifica, que ese trabajador tendrá que durante determinadas semanas dedicar parte de su jornada de trabajo a aprender a utilizar la nueva herramienta. Lo que llamamos curva de aprendizaje.
Por lo que, durante el tiempo que dure el proceso el trabajador estará sometido a un gran estrés, que muchos piensan que procede de tener que aprender a utilizar la nueva herramienta y sin embargo procede de la falta de planificación.
Sería necesario, que durante esas semanas ese trabajador tuviese menor carga de trabajo para dedicar horas al aprendizaje.
Sin embargo, la realidad es que esta es una tarea que se le atribuye al trabajador a mayores de sus tareas habituales. Resultado, odiará el nuevo software desde el primer día y le costará ver que es una herramienta que viene para ayudarle.
Y muy probablemente al acabar el proceso de implementación, tendrá mucha carga de trabajo acumulada y lo que su mente le pedirá es acudir a la herramienta vieja que tiene muy controlada y con la que es capaz de sacar más trabajo en menos tiempo.
Para el CEO o Director General de primeras será un gasto prescindible. Será trabajo del proveedor hacerle cambiar de opinión para que vea que realmente se trata de una inversión que tendrán un retorno cuantificable.
Se me viene a la memoria la biografía de Sam Walton, fundador de Walmart, en la que el mismo cuenta como siempre decía que no a todas las inversiones en tecnología que le proponían y evitaba el gasto hasta que no quedaba más remedio.
Irónicamente, Walmart es hoy por hoy una de las empresas con un despliegue tecnológico que es caso de estudio a nivel mundial.
Claves para implementar un SaaS sin fricciones en tu empresa
Para intentar ayudarte a implementar un SaaS en tu empresa, en Logístiko queremos compartir contigo cinco claves que para nosotros son importantes a mayores de lo comentado hasta ahora:
1. No comenzar el proceso poniendo en común las necesidades operativas del día a día del departamento que va a utilizar la herramienta
Como punto de partida hay que hacer el esfuerzo de concretar los puntos que están generando problemas y saber cómo esos problemas influyen en el día a día de los trabajadores que ejecutan ese proceso.
No vale con a nivel general, determinar que hay un departamento que funcionaría mejor si se le añade una capa tecnológica. Si no que hay que bajar esa propuesta, a acciones concretas ejecutadas por personas concretas.
2. Invertir tiempo en escoger el proveedor adecuado para tus necesidades, no una solución genérica
Como norma general, una solución genérica tendrá un coste mayor y una curva de aprendizaje más larga.
Y hoy en día que existen tantas empresas desarrollando soluciones SaaS, podemos encontrar una herramienta enfocada a ayudarnos con nuestro problema concreto.
3. Explicar el proceso de cambio
Al final la herramienta no es nada, sin las personas que la utilicen correctamente y quieran sacarle todo el jugo.
Por eso, desde el momento que se empiezan a analizar las necesidades concretas de un departamento hay que contarle a la gente lo que se está haciendo y para que.
Y a poder ser hacerles participes del proceso, para que se familiaricen con la herramienta desde el minuto uno.
4. No poner una fecha límite para volcar la información al nuevo sistema
De forma mancomunada y contando con la planificación de la que hablábamos hace unas líneas, hay que marcar una fecha en la que el nuevo SaaS estará totalmente operativo y listo para empezar a operar con él.
5. Demasiado tiempo conviviendo procesos viejos y nuevos
Vinculado al punto anterior. Siempre hay un miedo de perder algo de información, o tener el sistema antiguo operativo por si pasa algo con el nuevo.
Y esto puede llevar a uno de los errores más comunes al trabajar con sistemas digitales, que es la información duplicada.
Desde que le nuevo software esté operativo, cuanto menos convivan las dos plataformas mejor, hay que tener confianza en la elección de proveedor que se ha tomado y en los expertos en tecnología y sus copias de seguridad 😉.
Habla con nuestro equipo y haz más eficiente tu reparto hoy