El reto: un reparto que crecía más rápido que los procesos

Magserveis es una empresa de distribución de suministros con sede en Ripollet (Barcelona) que gestiona entre 11 y 20 rutas diarias con flota propia. Un volumen operativo que, durante años, se coordinó con herramientas que no habían evolucionado al ritmo del negocio: papel, WhatsApp y llamadas de teléfono.

El síntoma más visible era el tiempo perdido antes de que los camiones salieran del almacén. La planificación de rutas podía consumir entre 45 y 90 minutos al día entre preparar albaranes, asignarlos a los vehículos correctos y asegurarse de que cada conductor sabía exactamente lo que llevaba. Un proceso manual, propenso a errores y completamente dependiente de las personas que lo ejecutaban.

Pero el problema no terminaba al salir a ruta. Una vez los camiones estaban en la calle, la visibilidad desaparecía. Si un cliente llamaba para saber el estado de su pedido, alguien de la oficina tenía que localizar al conductor por teléfono. Si había una incidencia, la noticia llegaba tarde. Y al final de la jornada, los albaranes firmados volvían a la oficina en papel para ser escaneados, clasificados e incorporados manualmente al ERP — un proceso que consumía horas de trabajo administrativo cada semana y era, en palabras del propio equipo, uno de los puntos de mayor fricción del día a día.

Los principales dolores que Magserveis quería resolver

• Planificación de rutas lenta y dependiente de procesos completamente manuales
• Falta total de visibilidad en tiempo real sobre el estado de las entregas
• Comunicación fragmentada entre oficina, almacén y conductores vía WhatsApp y llamadas
• Documentación en papel: albaranes físicos, escaneos manuales y riesgo constante de pérdida de información
• Sin registro formal de incidencias ni de justificantes digitales de entrega
• Alta dependencia de personas clave para que la operativa funcionara

Cómo llegaron a Logístiko: la recomendación que lo cambió todo

Magserveis no llegó a Logístiko a través de un anuncio ni de una búsqueda en Google. Llegó por el canal que más pesa en cualquier decisión de compra B2B: la recomendación directa de alguien de confianza del mismo sector.

Guarconsa, empresa distribuidora de material eléctrico y uno de los casos de éxito más conocidos de Logístiko, comparte con Magserveis el mismo consultor externo de Telematel — el ERP que usan ambas compañías. Este perfil, conocedor a fondo de los sistemas de las dos empresas, fue el puente natural. Cuando Guarconsa mostró cómo trabajaba con Logístiko, Miquel Lladó, gerente de Magserveis, lo vio con sus propios ojos y sacó sus propias conclusiones: «Joaquín nos enseñó lo que hacen y necesitamos algo así.»

No hubo que convencer a nadie. La prueba estaba ahí, en el mismo entorno, con el mismo ERP y con resultados concretos sobre la mesa.

En abril de 2024 se realizó la primera demo personalizada. El equipo de Logístiko dedicó esa sesión a entender en detalle el proceso de reparto de Magserveis: la complejidad en la asignación por tipología de material y vehículo, los horarios, los clientes con requisitos especiales y la necesidad urgente de mejorar la comunicación en el momento de la entrega.

El proyecto se identificó como prioritario desde el primer momento. Y se abordó como lo que era: un proyecto de transformación operativa, no una simple compra de software.

La implantación: un proyecto estructurado en fases

La puesta en marcha de Logístiko en Magserveis se abordó de forma estructurada y progresiva: primero sentar las bases, luego ir activando funcionalidades a medida que el equipo las asimilaba y el sistema se conectaba con la operativa real. Hoy la hoja de ruta apunta al papel cero en el reparto.

Fase 0 · Configuración y primeras sesiones de trabajo

Las primeras reuniones sirvieron para definir el alcance exacto: cómo entrarían los datos de Telematel en Logístiko, qué papel jugarían los códigos QR en la lectura de albaranes, y qué documentación necesitarían generar los conductores en cada punto de entrega.

Se planificaron tres sesiones específicas de trabajo:

• Modelo de asignación: cómo cargar rutas desde el ERP y asignarlas por vehículo en Logístiko
• Creación de servicios: configuración de la lectura QR para identificar albaranes en la app del conductor
• Operativa real: validación del flujo completo en condiciones reales de reparto

Esta fase también contempló la integración futura con agencias externas —DHL y Boyacá— para cubrir los envíos que no gestiona la flota propia de Magserveis.

Fase 1 · En producción: planificación, seguimiento y notificaciones

La primera fase funcional entró en producción con tres pilares que transformaron la operativa diaria de Magserveis:

Planificación de rutas por QR y Excel

Los albaranes del día se cargan desde Telematel directamente a Logístiko mediante lectura de código QR o importación por Excel. La asignación por vehículo se hace desde el panel central, en segundos. El tiempo de planificación, que antes podía llegar a los 90 minutos, se redujo de forma significativa.

Seguimiento en tiempo real para toda la organización

Desde el momento en que el conductor sale del almacén, el equipo de Magserveis tiene visibilidad completa: posición de cada vehículo, estado de cada entrega e incidencias en tiempo real. Los comerciales dejan de llamar a los conductores para saber si han llegado al cliente. La información está en pantalla, accesible para todos: almacén, administración y ventas.

Notificaciones automáticas al cliente en cada entrega

Con cada entrega, el sistema envía automáticamente al destinatario una notificación de aviso con el detalle de la mercancía que recibirá y, en el momento de la firma, el justificante digital. Esto representa un salto cualitativo en la experiencia de cliente de Magserveis: el destinatario sabe lo que llega, cuándo llega y tiene acceso inmediato al documento de entrega.

En la revisión de abril de 2026, el balance de esta fase era claro:

• El equipo tiene más control y visibilidad sobre toda la operativa de reparto
• Los comerciales reciben información en tiempo real sin necesidad de intermediarios
• Se reducen las llamadas internas entre almacén, conductores y oficina
• La experiencia del cliente final mejora con las notificaciones automáticas
• La plataforma estaba en uso al 40% de su capacidad — con un recorrido importante por delante

El hito técnico: integración completa y bidireccional con Telematel

El mayor reto del proyecto era técnico: conseguir que Logístiko y Telematel —el ERP de Magserveis— hablaran el mismo idioma de forma automática, sin intervención manual, sin riesgo de errores y en tiempo real.

Después de meses de trabajo conjunto entre los equipos de Logístiko y Magserveis, la integración quedó completamente operativa en julio de 2026.

La mecánica es simple y robusta: Logístiko deposita la información en una carpeta compartida y Telematel la recoge automáticamente mediante una función específica, sin que nadie tenga que intervenir. El 20 de julio, Magserveis confirmó que todo estaba en producción.

Este hito abre la puerta a la fase más ambiciosa del proyecto.

Fase 2 · Albarán digital con el PDF original de Telematel

Con la integración de Telematel en marcha, Magserveis pone en pruebas la fase final del proyecto de albarán digital: que el documento que firma el cliente en el momento de la entrega —a través de la app del conductor— sea exactamente el PDF original generado por Telematel, con todos los datos del pedido, el logo de Magserveis y el formato al que sus clientes ya están acostumbrados.

El resultado: cada firma queda registrada digitalmente, vinculada al albarán original en GoManage y disponible de forma instantánea desde Logístiko.

Fin del escaneo manual. Fin del papel. Fin de la dependencia de las personas para que la información llegue al sistema.

El objetivo de Magserveis es claro: papel cero en la operativa de reparto.

Funcionalidades y resultados

Más de una hora al día recuperada

La digitalización de los albaranes de reparto devuelve a Magserveis más de una hora diaria de trabajo administrativo. Lo que antes era imprimir, recoger, escanear, clasificar y archivar documentos físicos ahora ocurre de forma automática y en tiempo real.

Planificación más rápida y sin errores

El proceso que consumía entre 45 y 90 minutos al día se ha racionalizado gracias a la carga de servicios desde Telematel, la asignación por vehículo desde el panel de Logístiko y la eliminación del papel en la preparación de rutas. El almacén sale más rápido. Los conductores salen mejor informados.

Menos llamadas, más información

El equipo de Magserveis ya no necesita contactar con los conductores para saber el estado de las entregas. La información está disponible en tiempo real para toda la organización — almacén, administración y equipo comercial — sin pasar por intermediarios.

Clientes mejor informados y una experiencia diferencial

Las notificaciones automáticas en el momento de la entrega posicionan a Magserveis por delante de muchos competidores que aún dependen de llamadas y emails para informar a sus clientes. El destinatario sabe qué recibe, cuándo llega y tiene el justificante digital al instante.

Un proyecto que crece

La relación entre Magserveis y Logístiko no se ha detenido en la Fase 1. A medida que el equipo ha ido ganando confianza con la plataforma, han ido identificando nuevas funcionalidades que quieren incorporar a su operativa. Una señal clara de que la digitalización, lejos de ser un proyecto cerrado, se ha convertido en una palanca de mejora continua.