Si gestionas el reparto de tu empresa o subcontratas el transporte de tus mercancías, seguro que ya tienes suficiente en lo que pensar: rutas, plazos, incidencias, clientes que quieren su pedido ya. Lo último que necesitas es una obligación legal nueva que entender a última hora. Por eso hemos preparado esta guía: para que llegues al 5 de octubre sin sorpresas.
El 5 de octubre de 2026 entra en vigor una nueva exigencia para el transporte de mercancías por carretera: el documento de control de transporte digital, conocido oficialmente como DeCA. A partir de esa fecha, deberá presentarse siempre en formato digital, con código QR; llevarlo únicamente en papel podrá suponer una sanción en cualquier inspección.
En esta guía encontrarás todo lo que necesitas para llegar preparado al 5 de octubre: qué es el DeCA, a quién obliga, qué requisitos técnicos exige, cómo se desarrolla una inspección, cuánto cuesta no llevarlo y las dudas más frecuentes del día a día del transporte.
¿Qué es el documento de control de transporte (DeCA)?
El DeCA es el documento oficial que acredita los datos esenciales de un envío de mercancías por carretera: quién carga, quién transporta, qué mercancía se mueve, su origen y destino, el vehículo empleado y la fecha del servicio. Es el documento que te pueden pedir la Guardia Civil, policías locales e inspectores de transporte en cualquier control en carretera.
Un documento que ya existía, pero que ahora debe ser digital
El documento de control administrativo no es una novedad normativa: existe desde 2012, regulado por la Orden FOM/2861/2012, y durante todos estos años se ha llevado en papel sin mayor complicación. Lo que cambia el 5 de octubre de 2026, en virtud de la Ley de Movilidad Sostenible, es que ese mismo documento debe ser necesariamente digital.
Llevar el papel de siempre, pero sin código QR, equivale legalmente a no llevar el documento en absoluto, y conlleva la misma sanción. La Resolución de 5 de junio de 2026 (BOE-A-2026-12784) es el texto que desarrolla en detalle los requisitos técnicos que ese documento digital debe cumplir, y es la referencia normativa que seguimos en toda esta guía.
¿El DeCA sustituye a la carta de porte o al albarán?
No necesariamente, y esta es una de las dudas más habituales. El DeCA es una obligación administrativa, independiente de la relación contractual entre las partes. Ahora bien, si tu carta de porte, tu albarán u otro documento contractual incluye todos los datos exigidos por el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012, y además se genera como PDF nativo digital con QR y URL única, ese mismo documento puede servir también como DeCA. De hecho, muchas empresas optan por unificar ambos documentos en uno solo para simplificar su operativa. Lo que en ningún caso se admite es escanear un papel o una imagen digitalizada: eso no cumple el requisito de generación nativa digital.
¿A quién afecta el DeCA?
Transportes y empresas obligados
Están obligados a emitir y llevar el DeCA:
- El transporte público de mercancías por carretera de ámbito interior (nacional y cabotaje)
- Los operadores logísticos y las empresas de transporte
- Las empresas que subcontratan el transporte a un tercero —mayoristas, distribuidores, fabricantes con flota subcontratada—, un punto que sorprende a muchos responsables de logística la primera vez que lo escuchan
- Los vehículos de más de 2 toneladas
Merece la pena subrayarlo porque es la fuente más frecuente de confusión: los cargadores —las empresas que contratan el transporte, no solo quienes conducen el vehículo— también están obligados a cumplir con el DeCA. Si gestionas reparto para el sector alimentario, para suministros eléctricos o fontanería, o para el recambio de talleres, y subcontratas ese transporte, esta guía es para ti tanto como para tu transportista.
Quién está exento
No están obligados a emitir el DeCA:
- El transporte privado complementario (mercancía propia de la empresa, con medios propios)
- La paquetería que el repartidor puede mover sin ayuda mecánica (bultos pequeños manipulables manualmente)
- Los vehículos de menos de 2 toneladas
- Las mudanzas y los servicios especiales
- El transporte internacional, que se rige por el CMR
Una matización importante: aunque el transporte privado complementario no está obligado a emitir DeCA, el conductor sí debe poder demostrar en una inspección que la mercancía transportada es propia de la empresa. Por eso, muchas empresas de este perfil optan por digitalizarse igualmente, simplemente para agilizar los controles en carretera.
Cargador contractual y transportista efectivo: roles y responsabilidades
El DeCA distingue dos figuras clave que conviene tener claras desde el principio:
- Cargador contractual: quien contrata y paga el transporte. No es necesariamente quien carga físicamente la mercancía; puede ser un distribuidor, un operador logístico, una agencia de transporte o el propio cliente final. Es quien aporta los datos del envío: mercancía, origen y destino.
- Transportista efectivo: quien realiza materialmente el transporte con su autorización correspondiente. Aporta los datos del vehículo: matrícula y fecha del servicio.
Si el DeCA no se emite, la responsabilidad es solidaria entre ambos: tanto el cargador contractual como el transportista efectivo pueden recibir su propia sanción.
¿Qué información debe incluir el documento de control de transporte?
Datos obligatorios
- Nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador contractual
- Nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo
- Lugar de origen y destino del envío
- Naturaleza y peso de la mercancía (o una magnitud alternativa si el peso exacto es difícil de determinar)
- Fecha del transporte
- Matrícula del vehículo (en conjuntos articulados, matrícula del tractor y del semirremolque)
- Identificación de la autorización especial de circulación, cuando proceda
- Observaciones, reservas u otras indicaciones cuando lo soliciten los intervinientes
Datos que NO son obligatorios (evita errores comunes)
Es habitual sobrecargar el documento con datos que en realidad no exige la normativa. Estos son los que puedes omitir:
- Firma del conductor o del cliente final (no es obligatoria para el DeCA; puede serlo para la carta de porte si tiene finalidad contractual)
- DNIs personales del conductor o del destinatario
- Precio del transporte
- Datos del destinatario (nombre, dirección de entrega)
- Instrucciones de entrega
Requisitos técnicos del documento de control de transporte digital
Formato PDF nativo digital
El DeCA debe ser un fichero PDF generado de forma nativa digital, es decir, a partir de datos estructurados procedentes de una aplicación informática. No es válido escanear un papel ni digitalizar una imagen. Sus características técnicas son:
- Tamaño máximo: 5 MB
- Metadatos obligatorios: fecha y hora de creación (y de modificación, si la hay)
- Generación nativa digital, nunca escaneada
Código QR y URL única
El PDF debe incluir un código QR con la URL única y específica de ese documento. Esta URL debe cumplir lo siguiente:
- Comienza por https://
- Permite la descarga directa del PDF, sin contraseñas, sin botones intermedios y sin autenticación
- Puede incorporar medidas de seguridad (tokens, encriptación) siempre que no bloqueen la descarga directa
- Permanece activa durante toda la duración del servicio y al menos 7 días naturales después de finalizado
El QR puede facilitarse también al conductor como fichero independiente. Y en cuanto al formato de presentación: el conductor puede llevar el DeCA de forma electrónica, en la pantalla del móvil, o impreso en papel; en ambos casos, el código QR debe estar incluido.
El repositorio de documentos
Los ficheros electrónicos generados deben almacenarse en un repositorio, es decir, un archivo digital centralizado. Algunos puntos clave sobre su funcionamiento:
- El dominio del repositorio puede ser cualquiera; no requiere comunicación previa al Ministerio
- Cada DeCA tiene su propia URL única dentro del repositorio
- No es una plataforma del Ministerio: cada empresa gestiona su propio repositorio o utiliza el de su proveedor tecnológico
- Los PDFs no se envían al Ministerio de forma masiva; solo durante una inspección, el agente accede vía QR al repositorio del proveedor
- El DeCA debe conservarse durante al menos 1 año, tanto por parte del cargador contractual como del transportista efectivo
¿Cómo funciona una inspección en carretera con el DeCA?
Qué debe llevar el conductor
Antes del inicio efectivo del servicio, el conductor debe disponer de una copia del DeCA, que puede ser:
- Copia electrónica en un dispositivo móvil, con el QR visible
- Copia impresa en papel, con el QR impreso
En ambos casos, el QR debe estar incluido. Ten en cuenta que las anotaciones manuscritas sobre la copia impresa no son válidas: cualquier modificación debe hacerse siempre de forma digital.
Cómo accede el inspector al documento
- El conductor muestra el DeCA con el código QR, en pantalla o en papel
- El inspector escanea el QR
- El QR abre directamente el PDF en el repositorio, sin login, sin contraseñas y sin botones de descarga
- El inspector descarga o visualiza el documento para comprobar los datos
Un matiz que tranquiliza a muchos conductores: en condiciones ordinarias, quien necesita conectividad es el agente de control, que accede al repositorio, y no el conductor.
DESCARGABLE GRATUITO
Descarga el plan de acción para cumplir el DeCA antes del 5 de octubre
Cuenta atrás, 7 preguntas para tu proveedor, plantilla para transportistas y autodiagnóstico. Te lo enviamos ahora a tu correo.
Sanciones por no llevar el documento de control de transporte
401 € de multa por no llevarlo o tenerlo incompleto
La sanción por no portar el documento de control, o por llevarlo incompleto, es de 401 €. Y conviene insistir en esto: llevar el documento en papel sin código QR a partir del 5 de octubre equivale a no llevarlo, con la misma sanción.
No existe ningún periodo transitorio adicional. La Ley de Movilidad Sostenible fijó el plazo en diez meses desde su entrada en vigor; la Resolución de 5 de junio de 2026 aclara el régimen técnico, pero no reinicia ni amplía ese plazo. La fecha es definitiva: 5 de octubre de 2026.
Quién responde: cargador contractual, transportista efectivo o ambos
Si el documento no se emite, la responsabilidad es solidaria: tanto el cargador contractual como el transportista efectivo pueden recibir su propia multa, una por cada figura. Por eso no basta con confiar en que «el transportista se ocupe»: el cargador también tiene la obligación de verificar que el DeCA se emitió correctamente antes de que el vehículo salga.
REQUISITOS TÉCNICOS RESUELTOS
¿Quieres ver cómo se genera el PDF con QR automáticamente en cada servicio?
Te lo mostramos en directo con el equipo de Logístiko.
Solicitar demoCómo modificar el DeCA si los datos cambian durante el servicio
Si durante la ruta hay que modificar algún dato —un cambio de matrícula, una actualización de la mercancía—, existen dos opciones:
Opción A — Modificar el PDF existente: se añaden los nuevos datos al PDF existente, se conservan los datos anteriores marcados como no válidos y se indica el motivo del cambio. La URL y el QR no cambian: siguen siendo válidos.
Opción B — Generar un nuevo PDF: se crea un PDF nuevo con todos los datos actualizados, con una nueva URL y un nuevo QR. El PDF original se conserva para trazabilidad, y el nuevo documento debe hacerse llegar al conductor antes de continuar el servicio.
En ambos casos, recuerda que las anotaciones manuscritas en papel nunca son válidas como modificación del DeCA.
Casuísticas frecuentes: cómo aplica el documento de control en cada situación
Grupaje y entregas múltiples en un mismo vehículo
Si el cargador contractual y el transportista efectivo son los mismos en todos los envíos, pueden agruparse en un único DeCA. Eso sí, cada envío individual debe identificarse claramente con sus propios datos: origen, destino, naturaleza y peso de la mercancía. Si hay distintos cargadores contractuales, debe emitirse un DeCA por cada uno de ellos.
Subcontratación entre transportistas
Si el transportista A subcontrata el servicio al transportista B para un envío determinado, B pasa a ser el transportista efectivo y A actúa como cargador contractual a efectos del DeCA. La responsabilidad del documento recae sobre quien realiza materialmente el transporte y quien contrata directamente con él.
Mercancías peligrosas (ADR)
El transporte de mercancías peligrosas tiene dos obligaciones documentales distintas: el documento de transporte ADR y el DeCA. Pueden llevarse por separado o integrarse en un único PDF que cumpla ambas normativas. No es necesario que el DeCA esté firmado por el simple hecho de integrarse con la documentación ADR.
Retornos, rechazos y devoluciones
Si el destinatario rechaza la mercancía, total o parcialmente, puedes generar un nuevo DeCA para el transporte de retorno (con origen y destino invertidos) o reflejar el cambio como una modificación digital del DeCA original. Las observaciones manuscritas, de nuevo, no son válidas en ningún caso.
El DeCA es el principio, no el final: hacia la digitalización total del transporte
La obligación legal empuja a digitalizar un único documento. Pero la oportunidad real que tienes por delante es mayor: digitalizar todo el flujo de información del envío —albarán digital, eCMR, visibilidad en tiempo real, firma digital del destinatario—. El DeCA es la puerta de entrada a una operativa sin papel que reduce errores, agiliza las inspecciones y te permite controlar tu operativa en tiempo real.
El eFTI europeo y qué cambia a partir de 2027
El Reglamento europeo eFTI (Reglamento UE 2020/1056, sobre información electrónica relativa al transporte de mercancías) prevé un marco de intercambio de datos estructurados entre empresas y autoridades. Cuando esté operativo, quienes gestionen sus datos conforme al esquema eFTI ya no necesitarán presentar el DeCA en la forma descrita en la Resolución actual. Sin embargo, el eFTI no estará disponible como vía general el 5 de octubre de 2026: la obligación del DeCA entra en vigor con total normalidad en esa fecha, y así seguirá hasta que el marco europeo esté plenamente operativo, previsiblemente a partir de 2027.
Cómo Logístiko te ayuda a cumplir con el DeCA
Logístiko es una plataforma SaaS de gestión de entregas diseñada para que las empresas de distribución y transporte controlen su operativa de reparto de principio a fin. Con la llegada del DeCA, ha integrado la generación del documento directamente en su flujo de trabajo habitual, sin necesidad de herramientas externas ni procesos manuales adicionales.
| Aspecto | Sin Logístiko | Con Logístiko |
|---|---|---|
| Generación del DeCA | A mano, revisando cada dato por separado | Automática, con QR y PDF generados en cada servicio |
| Riesgo de errores en los datos | Alto: depende de quién redacte el documento | Bajo: los datos vienen de tu propia planificación de rutas |
| Modificaciones a mitad de ruta | Rehacer el documento desde cero | Actualización digital en segundos, con aviso al conductor |
| Conservación de documentos | Carpetas y archivos dispersos | Repositorio centralizado, accesible durante el plazo exigido |
| Tiempo dedicado por envío | Varios minutos por documento | Sin tiempo añadido: se genera dentro del flujo habitual |
| Riesgo de sanción por documento incompleto | Mayor: fácil olvidar algún dato obligatorio | Menor: los campos obligatorios se completan solos |
La plataforma completa de gestión de última milla con DeCA integrado
Para empresas que quieren digitalizar no solo el DeCA, sino toda la operativa de reparto:
- Planificación y asignación: introduce los datos de los pedidos (mercancía, peso, origen, destino), asígnalos a vehículos y conductores, y optimiza las rutas
- App para el conductor: el transportista recibe en su móvil los servicios asignados, confirma su identidad y la matrícula del vehículo, y la aplicación genera automáticamente el PDF del DeCA con el código QR listo para mostrar en una inspección
- Gestión de incidencias y modificaciones: si algo cambia en ruta —nueva matrícula, modificación de la mercancía—, el sistema permite actualizar el DeCA digitalmente y enviar la versión actualizada al conductor
- Digitalización completa (opcional): confirmación de entregas, albarán digital, recogida de firmas y visibilidad en tiempo real para el cliente
Módulo DeCA independiente: solo lo que necesitas para cumplir
Si tu empresa o tu operación de transporte solo necesita cumplir con el DeCA, sin integrar toda la plataforma, Logístiko ofrece una web app ligera en la que el transportista puede introducir manualmente los datos del envío —facilitados por el cargador— y generar al instante su código QR y el PDF del DeCA, listo para mostrar en una inspección. Una solución de entrada rápida, sin necesidad de una integración profunda.
El 5 de octubre no es una fecha opcional, y adaptarse antes de tiempo es la decisión más inteligente, tanto para evitar sanciones como para ganar eficiencia en tu operativa diaria. Cuanto antes digitalices el documento de control de transporte, antes dejarás de depender del papel y del QR mal impreso en el asiento del copiloto.
Si quieres ver cómo encaja el DeCA en tu operativa concreta, entra en Logístiko y descubre la plataforma completa de gestión de última milla, o contacta con nuestro equipo para resolver tus dudas antes de que llegue octubre.
LISTO PARA ACTUAR
Empieza a generar tus DeCA sin complicaciones
Ten tu operativa lista antes del 5 de octubre. Sin procesos manuales, sin riesgo de sanción.
Prueba Logístiko