Si tienes una empresa que depende en gran medida del transporte de mercancías, seguramente sabes lo desafiante que puede ser coordinar todas las operaciones logísticas de manera eficiente. Es aquí donde entran en juego herramientas como los softwares de transporte o TMS, una solución muy útil para optimizar la gestión logística y mejorar la eficiencia operativa de tu empresa.
¿Qué es un TMS?
Un Sistema de Gestión de Transporte (TMS por sus siglas en inglés) es una herramienta tecnológica diseñada para ayudar a las empresas a planificar, ejecutar y optimizar todas las actividades relacionadas con el transporte de mercancías.
Este sistema es más común en empresas de transporte multimodal o transporte de larga distancia y proporciona una plataforma centralizada que permite gestionar diversos aspectos de la cadena de suministros. Ejemplo: la asignación de rutas, el control de la flota y la gestión de documentos relacionados con el transporte de mercancías.
¿Para qué sirve un TMS?
Un TMS (Transport Management System) es una herramienta esencial para las empresas que desean mejorar la eficiencia en la gestión del transporte de mercancías. Este tipo de sistema permite coordinar y supervisar las operaciones de transporte de manera más efectiva, lo que resulta en ahorros significativos tanto en tiempo como en costes. A continuación, te detallamos algunas de las funciones y beneficios que ofrece un sistema TMS:
Planificación y optimización de rutas
El sistema TMS ayuda a las empresas a diseñar las rutas más eficientes para el transporte de mercancías, lo que conlleva a reducir los gastos y mejorar la eficiencia en la distribución de los productos.
Gestión de carga
Permite una gestión más eficiente de la carga, optimizando los procesos de carga y descarga, lo que resulta en una mayor productividad y en la reducción del tiempo empleado en estas tareas.
Seguimiento de envíos
Proporciona información en tiempo real sobre la ubicación y estado de los envíos, lo que permite tomar decisiones rápidas y acertadas para garantizar una entrega puntual y satisfactoria para el cliente.
Gestión documental
Simplifica la gestión de la documentación necesaria para el transporte, como facturas, permisos y otros documentos legales, lo que agiliza los trámites y asegura el cumplimiento de las regulaciones pertinentes.
Coordinación de actividades
Con la información en tiempo real disponible, un TMS facilita la coordinación de las distintas fases del proceso logístico. Esto asegura que todas las actividades se realicen de manera sincronizada y eficiente, evitando retrasos y repetición de tareas.
Optimización de recursos
Al sincronizar las actividades y disponer de información precisa, un TMS puede optimizar el uso de recursos como vehículos, mano de obra y tiempo. Esto conduce a una utilización más eficiente de los recursos disponibles y, en última instancia, a una reducción de costos operativos.
Beneficios de utilizar un sistema de gestión de transporte (TMS)
En el entorno empresarial actual, la eficiencia puede significar la línea entre el éxito o el fracaso en una empresa logística. Un sistema TMS permite a las empresas optimizar sus operaciones de transporte de manera que puedan cumplir con los plazos de entrega y mejorar la satisfacción del cliente. Al integrar tecnología avanzada con procesos logísticos, un TMS se convierte en un aliado invaluable para las empresas que buscan mejorar su cadena de suministro.
Reducción de costes operativos: Al optimizar las rutas y mejorar la eficiencia general del transporte, un sistema TMS puede ayudar a reducir significativamente los costes. Desde la reducción del consumo de combustible hasta la optimización de la carga de los vehículos, cada aspecto del proceso logístico se puede ajustar para maximizar la rentabilidad.
Mejora en la visibilidad y seguimiento: Con Transporte TMS, las empresas pueden tener una visibilidad completa de sus operaciones de transporte en tiempo real. Desde la ubicación de los vehículos hasta el estado de las entregas, los gerentes logísticos pueden monitorear todas las actividades de manera proactiva y tomar medidas inmediatas para abordar cualquier problema que surja.
Desventajas de usar un TMS para gestionar tu logística
Los TMS son sistemas muy potentes y bastante completos. Sin embargo, existen algunos factores que hacen que no siempre sea la mejor opción a contratar.
Costes de implementación: La implementación de un TMS puede requerir una inversión inicial significativa en términos de software, hardware y capacitación del personal.
Curva de aprendizaje: Para algunos empleados, especialmente aquellos que no están familiarizados con la tecnología, puede llevar tiempo acostumbrarse a utilizar un TMS de manera efectiva.
Personalización limitada: Algunos TMS pueden tener limitaciones en cuanto a la personalización de funciones y características, lo que puede no satisfacer completamente las necesidades específicas de ciertas empresas.
Mantenimiento continuo: Los TMS requieren un mantenimiento continuo para garantizar su funcionamiento óptimo, lo que puede generar costes extra y requerir recursos adicionales de la empresa.
Características clave de un sistema de gestión de transporte eficaz
Para garantizar el éxito de un sistema de gestión de transporte (TMS), es esencial que integre fácilmente con los sistemas existentes de la empresa, como ERP y CRM, facilitando una colaboración fluida entre todos los departamentos. Además, debe ofrecer funcionalidades robustas de reportes y análisis en tiempo real para identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas sobre la gestión logística.
Una implementación exitosa de un TMS requiere una evaluación cuidadosa de las necesidades específicas de la empresa antes de seleccionar la solución adecuada. Una vez seleccionado, es crucial proporcionar una capacitación exhaustiva al personal y mantener un soporte técnico continuo para resolver cualquier problema que pueda surgir. Además, es fundamental monitorear de cerca el rendimiento del sistema y realizar ajustes constantes para optimizar continuamente las operaciones logísticas.
Gestión de la última milla: ¿TMS o software de logística?
Como hemos visto con anterioridad un TMS es un software especializado en la gestión del transporte de mercancías en general. Esto incluye formatos como el transporte de larga distancia, grupaje, multimodal, etc.
A la hora de gestionar la última milla, con todas las complejidades que presenta esta etapa de la cadena de suministros, lo más eficiente es utilizar una tecnología especializada en las necesidades y retos de las empresas en este sector.
En ese sentido, escoger un software de logística de última milla en lugar de un TMS, permite adaptarse mejor a la operativa de este tipo de distribución. Ofreciendo características y funcionalidades más enfocadas en las necesidades específicas de esta etapa como: la optimización de las rutas en zonas urbanas, la integración con plataformas de comercio electrónico, la gestión de devoluciones o la programación de la entrega con el cliente final, entre otras.
Además de todo esto, una plataforma SaaS de gestión de la última milla como la que ofrece Logístiko tiene mayor flexibilidad para amoldarse a las diferentes industrias, costes iniciales más bajos y una implementación más rápida y sencilla.
Conclusiones
En esencia, un sistema TMS en logística es una herramienta tecnológica importante para optimizar las operaciones logísticas relacionadas con el transporte de mercancías, principalmente de larga distancia. Sin embargo, para gestionar eficientemente la última milla, un Software de logística enfocado en esta parte puede ser preferible debido a su flexibilidad, costes iniciales más bajos y capacidades específicas para la optimización de la entrega en la última etapa de la cadena logística.
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