Las ventajas más destacadas de un planificador de rutas de reparto

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Ventajas de un planificador de rutas de reparto

Ya es una realidad que los consumidores han cambiado sus hábitos de consumo drásticamente y que cada vez es más complicado predecir cómo será la demanda de los próximos meses. De hecho, la tendencia a comprar online perdurará y la incertidumbre a la que estamos sometidos se convertirá en algo habitual en nuestros días.

No ha existido antes un momento tan crítico que afecte a la cadena de suministro. La gestión logística y sus estrategias asociadas han experimentado en los últimos meses un crash y se han visto expuestas a llegar a unos límites insospechados, convirtiéndose, como se venía advirtiendo, en el centro de cualquier estrategia comercial para empresas de distribución y reparto.

 

«El miedo a la COVID ha vencido al miedo online»

 

Todos estos condicionantes y nuevos retos han hecho que la última milla haya cobrado especial relevancia y se asiente como uno de los conceptos más importantes dentro del sector de la logística. Los últimos kilómetros del proceso son críticos y se encuentran con una auténtica barrera de obstáculos aumentando aún más si cabe los costes asociados. 

¿Pero qué es exactamente la última milla? La definición más práctica que podemos encontrar es la que la define como la última parte del proceso de entrega de un pedido al cliente. Es decir, el acto de llevar un producto desde el centro o almacén más cercano a su destino final, independientemente de que se trate de grandes comercios, pequeños negocios u hogares privados con el ya consabido home delivery.

Para enfrentar todos estos nuevos desafíos de crecimiento en los volúmenes de entrega y recogidas, de servicios on-demand, las empresas deben hacerse las preguntas adecuadas para cumplir, de una manera eficiente, todos los requisitos actuales.

 

¿Se deben contratar más conductores? ¿Alquilar o comprar más vehículos para ampliar nuestra flota?

 

Teniendo en cuenta el incremento de los pedidos de última hora (en los últimos meses se han multiplicado para reducir el stock), el cómo los costes por entrega aumentan cada día y que la eficiencia de los repartidores queda muchas veces en entredicho, vamos a detallar a continuación cómo un software planificador de rutas de reparto o software logístico puede ayudar a esas empresas a ser más inteligentes acerca de cómo gestionar y utilizar dichos recursos.

Ahorro en tiempo y dinero al optimizar las rutas

Sin duda, la movilidad urbana presenta escenarios muy imprevisibles y cambiantes, por lo que está claro que siempre aparecerán nuevos obstáculos y habrá situaciones que se escapen a nuestro control. No obstante, hay otra serie de variables que sí se podrán controlar previamente gracias a un análisis exhaustivo de la situación ligado a una correcta planificación.

Hay empresas de reparto que utilizan métodos «manuales» para planificar y optimizar trayectos, admitiendo a menudo que las herramientas que utilizan son las hojas de cálculo tipo Excel, Google Maps y el conocimiento intrínseco de sus chóferes.

Algunos de los problemas de este tipo de dinámicas es que requieren un gran desgaste de energía y muchos quebraderos de cabeza. Son tareas repetitivas y monótonas que consumen diariamente una gran cantidad de tiempo y esfuerzo para obtener finalmente los resultados esperados.

Cuando se juega con márgenes muy reducidos una ruta mal planificada, o peor aún, no planificada puede dar lugar a serios problemas en lo que a rentabilidad se refiere, ya que llevará intrínseca grandes pérdidas de tiempo en la realización de la misma y un sobrecoste en combustible debido al incremento de kilómetros improductivos.

El principal objetivo de organizar las rutas de transporte es ahorrar tiempo y dinero, ya que de esta manera se consiguen rutas más competitivas. Se convierte, por tanto, en un factor clave para que las pequeñas y medianas empresas puedan competir con las grandes corporaciones.

Es importante en dicha planificación tomar consciencia de los recursos a nuestro alcance (personas, activos y tecnología) para conseguir maximizar su rendimiento (y por ende, su beneficio) haciendo que se puedan cumplir los resultados esperados.

Entre ellos podemos destacar el que una misma ruta pueda llegar a más clientes gracias a la optimización del recorrido o la reducción de tiempos en la jornada de los repartidores y el evitar así tener que emplear horas extra.

Soporte de seguimiento de rutas

Se busca en todo momento cumplir con los plazos y las condiciones de entrega que se pactaron previamente, evitando así llegar a destiempo, que los productos lleguen en mal estado o incluso, errar al llegar a algún lugar equivocado.

Pero… seamos realistas. Actualmente a muchas empresas les sigue ocurriendo. Una vez el repartidor arranca el camión y desaparece por la esquina se acabó cualquier tipo de visibilidad sobre el estado de las operaciones.

Hasta hace no mucho, y cuando la tecnología sólo estaba al alcance de unos pocos, ese control de rutas era prácticamente imposible y la única manera de enterarnos de qué estaba ocurriendo era o bien llamar al repartidor concreto directamente o, en el peor de los casos, recibir una llamada de un cliente enfadado preguntando que por qué no le había llegado la mercancía (con el desencadenante lío de llamadas posterior para llegar a la solución del problema).

Este tracking de rutas abre las puertas a una nueva dimensión, permitiendo tener el control en tiempo real de todo lo que ocurre, y por ende, facilitando cualquier decisión que se deba tomar en el transcurso de la jornada.

Todo el equipo se encuentra conectado bajo un mismo sistema actuando en todo momento de una manera coordinada El jefe de tráfico o responsable de logística necesita la visibilidad de sus recursos, para conocer en todo momento la disponibilidad de los conductores y de la flota, además de poder comprender dónde se encuentran los camiones cuando les llega cualquier pedido de última hora.

Sirve para controlar el tiempo estimado de llegada a cada punto y si salta el aviso de que no se cumplirá alguna de las ventanas horarias tomar cartas en el asunto. Además, al planificar y optimizar trayectos y controlar en todo momento qué es lo que pasa realmente, te ayudará a entender mejor dónde se encuentran los mayores cuellos de botella en tu reparto, permitiéndote poner solución a dichos problemas que aparecen de una manera proactiva.

Automatización y optimización de la entrega

El momento de hacer frente a cada una de las entregas sigue siendo un mundo para el repartidor, ya que no se trata de un proceso para nada sencillo. El primero escollo lo encontramos a la hora de aparcar el vehículo para realizar la descarga. Suele ser hora punta y por zonas muy transitadas.

Una vez conseguido habrá que buscar entre todos los papeles que le han dado y seleccionar el albarán correcto, para saber qué mercancía tiene que entregar y proceder a encontrarla. Ésta ha sido depositada sin orden ni control en el almacén ya que no conocían en qué momento del reparto se realizaría.

Después de todo esto, debe llegar al establecimiento o vivienda oportuno y realizar la entrega física apareciendo ahí múltiples casuísticas que pueden afectar al éxito de la misma, como que el cliente final no se encuentre en ese momento, su disponibilidad sea limitada o nadie le hubiera avisado de esa llegada y en consecuencia, no disponer del importe para efectuar el pago.

Durante el intercambio de mercancías suele aparecer alguna anotación a boli en el albarán que luego habrá que revisar en la oficina, una firma para aprobar el consentimiento de aceptación y quizá algún producto de vuelta al encontrarse dañado en el momento de la entrega.

Es importante facilitarle la vida al repartidor todo lo posible ya que se encuentra bajo altos niveles de estrés durante todos los momentos del día, por lo que una herramienta, de fácil uso y completamente independiente, puede mejorar y facilitar cada uno de los trabajos que debe ejercer durante el reparto.

Así, no sólo desde la central pueden enviar cualquier cambio o modificación de la planificación, sino que ante cualquier incidencia que se produzca podremos conseguir un importante plus de ahorro con esa optimización de ruta de entrega mejorada.

David Montesinos

David Montesinos

CCO & Co-founder @logístiko

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Para personas como tú, que luchan cada día por sacas su empresa a flote.

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