¿Qué es un albarán digital y cuáles son sus ventajas para la empresa logística?

La transformación digital se ha convertido en un proceso fundamental para las empresas en la era actual. Cada vez las organizaciones se enfrentan a nuevos desafíos y oportunidades que requieren una adaptación y evolución constante. Uno de esos cambios es la digitalización de la documentación necesaria para establecer vínculos comerciales, como es el caso del albarán digital en una empresa de distribución. En este post exploraremos qué es el albarán digital y sus ventajas para la empresa logística.

Transformación digital de la logística

La digitalización en el entorno logístico se refiere a la aplicación de tecnologías digitales para optimizar y mejorar los procesos relacionados con la cadena de suministro y la gestión de la logística. Como hemos visto en otros artículos, este proceso implica el uso de herramientas y sistemas digitales que permiten una mayor automatización, eficiencia y visibilidad en todas las etapas del proceso logístico, desde la planificación y el seguimiento de las operaciones hasta la entrega final.

Algunas de las ventajas de la digitalización en el entorno logístico es que permite a las empresas optimizar sus procesos, reducir costos, minimizar errores en muchas tareas y ofrecer un servicio más rápido y eficiente a sus clientes. Al utilizar herramientas digitales como los sistemas de gestión de almacén (SGA) o un software de última milla, se puede obtener una mayor visibilidad de los datos en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones y la identificación de posibles áreas de mejora.

Otro de los beneficios que más se aprecian de añadir tecnología a los procesos logísticos es la digitalización de la documentación que se deriva de cada transacción o actividad logística. Así, en Logístiko por ejemplo, tenemos funcionalidades que ayudan a eliminar el papel asociado a estos procesos, llevándolo a su versión digital tanto en la plataforma como en la app del conductor. Y conectando a los diferentes departamentos involucrados con la información en tiempo real.

Entre estos documentos encontramos hojas de ruta, hojas de liquidación, encuestas de satisfacción y albaranes. Esta digitalización facilita la colaboración y la integración entre los diferentes actores de la cadena de suministro, lo que conduce a una mayor eficiencia y agilidad en el flujo de la información.

¿Qué es un albarán digital?

Un albarán es un documento utilizado en el ámbito logístico y de transporte para acreditar la entrega de las mercancías. Es un comprobante que describe detalladamente la cantidad, tipo y estado de los productos que se reciben por parte del cliente, y suele ser firmado por el remitente y el destinatario como constancia de la transacción.

Tradicionalmente este documento se genera a partir de programas de facturación o ERPs y se suele imprimir en un papel para ser firmado por el cliente al recibir la mercancía, a la vez que la empresa permanece con una copia del mismo. Como consecuencia de ello las empresas logísticas suelen generar un alto volumen de papel al día, varios por cada cliente al que reparten. Sin contar otros documentos como las facturas.

El albarán digital, por su parte, no es más que la transformación de este documento físico en un formato digital, utilizando herramientas y sistemas tecnológicos como puede ser un software de gestión logística. Este documento digitalizado cumple las mismas funciones que un albarán físico, pero ahorrando toneladas y toneladas de papel. Además, el cliente puede firmarlo al recibir sus productos a través de una aplicación móvil en un smartphone o tableta dando fe de que la entrega se ha producido adecuadamente.

Ventajas del albarán digital

La gestión documental es uno de los dolores de cabeza de cualquier empresa logística, y en ese sentido el albarán digital ayuda a mejorar la eficiencia administrativa de estas compañías, al ahorrar varias toneladas de papel y agilizar el procesamiento de esta información diariamente.  

Reducción de errores

Uno de los principales beneficios del albarán digital es la reducción de errores y pérdidas en la gestión logística de cualquier empresa. Con el uso de documentos físicos, existe un mayor riesgo de errores de escritura, pérdida de documentos o problemas de legibilidad. Sin embargo, al digitalizar el albarán, se minimizan estos errores, ya que la información se registra de manera electrónica y se puede validar y verificar fácilmente. Esto ayuda a evitar retrasos en los envíos, problemas de stock o pérdida de productos.

Mayor eficiencia

La digitalización de la cadena de suministros, incluyendo el albarán digital, permite una mayor productividad en las operaciones logísticas. Con el uso de sistemas automatizados, los procesos de recepción, almacenamiento y despacho de productos se vuelven más rápidos y eficientes. Además, al eliminar la necesidad de registros manuales y las tareas repetitivas que conllevan, se liberan recursos y tiempo para realizar otras actividades que agreguen más valor a la cadena.

Ahorro de tiempo y recursos

Otra ventaja importante del albarán digital es el ahorro de tiempo y otros recursos. Al evitar el uso de papel y la necesidad de archivar y buscar documentos físicos, se reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas y se optimizan los recursos utilizados en la gestión de la empresa. Además, al contar con la información digitalizada y accesible en tiempo real, se agilizan los procesos de facturación, seguimiento de envíos y resolución de incidencias.

Mejor experiencia de cliente y seguridad

El albarán digital ofrece una mayor capacidad de seguimiento de los productos a lo largo de toda la cadena logística y mayor seguridad. Con la información digitalizada, facilita la recepción por parte del cliente, ya que con un solo clic puede recibirlo en su correo en el mismo momento en que la firma. Esto deriva en mayor tranquilidad y confianza para nuestros clientes.

Facilita la colaboración entre departamentos y la toma de decisiones

La digitalización del albarán también facilita la colaboración entre los diferentes actores de la cadena de suministros y mejora la toma de decisiones. Al contar con la información centralizada y accesible para todos los involucrados, se fomenta la comunicación y la coordinación entre proveedores, transportistas, almacén y clientes. Esto permite una mejor planificación, una respuesta más rápida ante cambios y una mayor capacidad para identificar oportunidades de mejora.

Conclusiones

El albarán digital, por todo lo explicado anteriormente, constituye una ventaja que agrega valor tanto a la gestión administrativa y operativa de nuestra distribución, como la experiencia del cliente destinatario de la mercancía. En resumen, adaptar nuestra operativa a las facilidades que nos ofrece la digitalización, permite a la empresa aprovechar las tecnologías digitales para optimizar los procesos y mejorar la eficiencia, brindando una ventaja competitiva en un mercado cada vez más globalizado y exigente.